График работы

пн-пт: с 9:00 до 18-00

Все услуги


  

Проблемы современного делопроизводства

Организация современного делопроизводства значительно усложнилась за последнее десятилетие ввиду увеличения потока входящей корреспонденции: деловая переписка, договоры, счета, акты. Особенно это смогли отметить представители среднего и крупного бизнеса.

Офисы компаний зачастую завалены входящей документацией. Бумажные носители имеют массу недостатков в связи с актуальными потребностями предприятий: документ может понадобиться нескольким структурным отделениям одновременно, носители склонны теряться, а при проверках непредоставление документации чревато санкциями и штрафами в солидных размерах.

Для того чтобы содержать бумажный архив в порядке и в любой момент иметь доступ к нужному носителю, необходимо правильно обрабатывать и сепарировать документацию, разрабатывать и внедрять систему хранения, которая позволит быстро найти документ. Зачастую деление бумажной корреспонденции осуществляется только по годам, и найти конкретный акт или счет проблематично, не говоря уже о стихийной подготовке документов к проверке.

Сортировка, распределение и ввод данных в действующую корпоративную систему в любом формате требуют финансовых и временных затрат. Сотрудники компаний, решающие эти задачи параллельно с должностными полномочиями, тратят колоссальное количество времени на все циклы обработки документации, за счет чего снижается КПД труда. Руководство предприятий, пытаясь поднять показатели эффективности, нанимает дополнительных сотрудников, что увеличивает денежные затраты, не решая основной задачи.

Альтернатива – оцифровка документов

Альтернативный путь – оцифровка документов. Вся входящая документация проходит этапы подготовки, обработки, сепарации и ручного или поточного сканирования.

оцифровка документов

Сканирование – оптимальный вариант для оцифровки любого объема документов (широкоформатных, ветхих, сшитых и рукописных). Для однотипных документов и тех носителей, которые поддаются расшивке, применяется поточное сканирование, обеспечивающее высокую скорость обработки. С остальными документами работа ведется вручную.

После сканирования осуществляется проверка данных, что позволяет убедиться в корректности оцифрованных данных, в особенности это актуально для ветхих и рукописных бумажных носителей.

После перевода бумажного архива в электронный формат возможно формирование базы данных или электронного архива в зависимости от стоящих перед предприятием задач и внедрение их в корпоративную систему. При использовании метода индексации возможно создать условия для быстрого поиска нужных сведений в общей системе.

Достоинствами оцифровки являются:

  • отсутствие рутины;
  • снижение затрат на ручной труд;
  • скорость обработки документов.

Это дает возможность развить клиентские сервисы и повысить эффективность управления предприятием – конкурентные преимущества в бизнес-среде.

Оцифровку документов и формирование электронных архивов стоит доверять профессионалам, в совершенстве владеющим алгоритмом работы с входящей корреспонденцией на бумажных носителях.

«Делис Архив» – компания, специализирующаяся на всех видах архивных услуг уже более 19 лет. Наши высококвалифицированные сотрудники помогут вам осуществить внедрение электронного архива любой сложности под ключ. Профессиональный подход наших специалистов обеспечит оперативность и высокое качество процессов делопроизводства.

«Делис Архив» предоставляет гибкие условия обслуживания: компания готова производить работы в офисе, а также на территории клиента.

Поделиться в соц. сетях:



Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

  Связаться Whats App

8 800 707 87 00Работаем по всей России