Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его истечения бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых умных руководителей.
Дело в том, что официальные материалы нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.
Ликвидация материалов должна соответствовать определенным условиям:
Ликвидировать значительный объем документации самостоятельно с соблюдением перечисленных требований невозможно. Разумнее всего доверить решение этой задачи профильной организации.
Оглавление
Меры, направленные на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.
Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:
Компания «Делис Архив» предоставляет услугу уничтожение документов с истекшим сроком хранения при помощи мобильного шредера с выездом к клиенту.
Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и различной стоимостью. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из стоимости услуги.
В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и не нарушают законодательство.
Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению.
Подготовка материалов к утилизации является наиболее трудоемким процессом архивного дела. Особенно если ранее компания не осуществляла плановые ликвидации. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации, чтобы понять, какие из них можно оставить, а какие следует уничтожить. При большом объеме работ целесообразно прибегнуть к помощи профильных организаций.
Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.
Включает подготовку бумаг. Дела следует разложить в соответствии с периодами хранения: постоянный, длительный, временный. На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и ставятся на хранение. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.
Отобранные дела с просроченной датой следует еще раз проверить и внести в форму юридического акта как подлежащие уничтожению. В него включаются только те материалы, период хранения которых заканчивается к 1 января года составления акта.
Участники комиссии совместно рассматривают акт, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в электронной переписке. По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и акт.
Проводится по приемо-сдаточной накладной. В акте делается соответствующая запись о весе бумаг, числе дел и выбранном способе проведения процедуры. С целью обеспечения конфиденциальности передача документации на процедуру осуществляется под контролем сотрудника предприятия.
Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:
В Москве утилизация документов с истекшим сроком хранения цена рассчитывается с учетом всех перечисленных выше процессов и объемов бумажных материалов на экспертизу. При предоставлении клиентом собственного автомобиля и грузчиков плата за данные услуги не взимается.
Итоговая стоимость зависит от объема бумажной массы, степени секретности и условий, в которых будет осуществляться работа.
Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также содержащей коммерческую тайну. Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями действующего архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.
На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.
Поделиться:
Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00