Уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения

В процессе повседневной деятельности современных компаний накапливается огромное количество документации. Со временем часть из них утрачивает практическое значение. В вопросах кадрового и бухгалтерского учета отсутствует термин «старая документация» – у каждого материала есть предусмотренный законодательством период хранения. После его истечения бумажные и электронные носители информации принято утилизировать.

Уничтожение документов по истечении срока хранения – актуальная тема в делопроизводстве любой фирмы или организации. Этот процесс зачастую представляет существенную проблему даже для самых умных руководителей.

Дело в том, что официальные материалы нельзя просто выкинуть в ближайший мусорный бак или поручить секретарю пропустить их через шредер. Во-первых, уничтожать их таким способом незаконно, а во-вторых, содержащаяся в них информация может попасть на глаза конкурентам.

Ликвидация материалов должна соответствовать определенным условиям:

Оглавление

1. Способы уничтожения документов по истечении срока хранения
2. Этапы работы
3. Стоимость услуг
4. Преимущества утилизации в «Делис Архив»

Способы утилизации документов

Меры, направленные на уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.

Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:

• Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами.

Компания «Делис Архив» предоставляет услугу уничтожение документов с истекшим сроком хранения при помощи мобильного шредера с выездом к клиенту.

• Сжигание. Второй по спросу метод. Его применение гарантирует полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.
• Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в скомканную массу. Это самый дорогостоящий способ.
• Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса отправляется на вторичную переработку.

Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и различной стоимостью. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из стоимости услуги.

В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и не нарушают законодательство.

Способ утилизации, вес и количество дел в обязательном порядке указываются в акте о выделении документов к уничтожению документов с истекшим сроком.

Этапы работы

Подготовка материалов к утилизации является наиболее трудоемким процессом архивного дела. Особенно если ранее компания не осуществляла плановые ликвидации. Сотрудникам архива потребуется перебрать бумаги за весь период работы организации, чтобы понять, какие из них можно оставить, а какие следует уничтожить. При большом объеме работ целесообразно прибегнуть к помощи профильных организаций.

Чтобы утилизация документов с истекшим сроком хранения была проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства, следует соблюдать определенный алгоритм действий.

1. Подготовительный этап.

Включает подготовку бумаг. Дела следует разложить в соответствии с периодами хранения: постоянный, длительный, временный. На первые две категории составляется опись. После чего они оформляются и ставятся на хранение. Подобный подход позволит исключить случайную ликвидацию нужной документации.

Отобранные дела с просроченной датой следует еще раз проверить и внести в форму юридического акта как подлежащие уничтожению. В него включаются только те материалы, период хранения которых заканчивается к 1 января года составления акта.

2. Заседание экспертной комиссии.

Участники комиссии совместно рассматривают акт, вносят свои изменения и пожелания. Предусмотрена возможность проведения заседания в электронной переписке. По результатам обсуждения составляются соответствующий протокол и акт.

3. Уничтожение.

Проводится по приемо-сдаточной накладной. В акте делается соответствующая запись о весе бумаг, числе дел и выбранном способе проведения процедуры. С целью обеспечения конфиденциальности передача документации на процедуру осуществляется под контролем сотрудника предприятия.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:

В Москве утилизация документов с истекшим сроком хранения цена рассчитывается с учетом всех перечисленных выше процессов и объемов бумажных материалов на экспертизу. При предоставлении клиентом собственного автомобиля и грузчиков плата за данные услуги не взимается.

Итоговая стоимость зависит от объема бумажной массы, степени секретности и условий, в которых будет осуществляться работа.

Преимущества утилизации в «Делис Архив»

Одним из ключевых направлений деятельности нашей компании являются вывоз и утилизация юридически значимой документации, а также содержащей коммерческую тайну. Наши сотрудники в совершенстве владеют знаниями действующего архивного законодательства и навыками проведения экспертизы ценности дел.

На всех этапах взаимодействия обеспечивается защита предоставленной заказчиком конфиденциальной информации. Компания «Делис Архив» предоставляет свои услуги на основании официального договора точно в оговоренное время.