8 800 707 87 00
Работаем по всей России

Внедрение системы электронного архива на базе программного обеспечения ИПС «Архив»

Задача

Целью проекта являлось выполнения нескольких задач:

- Организация учета всей проектной документации в архивохранилище, а также установка системы, позволяющий осуществлять управление хранимой документацией (приём, выдача и пр.)

- Организация процесса оцифровки всех архива проектной документации силами Заказчика на территории Заказчика

- Организация взаимосвязи системы учета документов ИПС «Архив» с системой-классификатором проектной документации Заказчика, с целью: оптимизации затрат на определение комплекта документов, входящих в состав запрашиваемого объекта; оптимизации затрат на подбор документов из архива; оптимизации затрат на создание бумажных копий документов, запрашиваемых из архива;

Место проведения проекта: г. Екатеринбург

Исходные данные

На территории Уралмаш храниться более 1 млн. листов проектной документации (чертежи металлоконструкций и пр.) формата от А4 до А0. Архив регулярно пополняется новыми документами.

Решение

Этап 1: На территории Заказчика в течение 1 месяца было организовано обособленное подразделение, задачей которого была оцифровка архивной документации. Совместно с Заказчиком было подобрано и закуплено необходимое сканирующее оборудование, настроены сервера, а также программное обеспечение по сканированию и индексированию проектной документации, подобраны обучены сотрудники (операторы сканирования/верификации) Заказчика для выполнения процессов штрих-кодирования, сканирования, индексирования, верификации проектной документации.

Этап 2: В течение последующих 5 месяцев была настроена система электронного архива на базе программного обеспечения ИПС «Архив». Система ИПС «Архив»:

- осуществляет автоматическую ежедневную загрузку отсканированных/проиндексированных документов в БД (MS SQL),

- выполняет функцию электронного архива (поиск документов, печать, выгрузка и пр.)

- обеспечивает учет отсканированных документов относительно их мест расположения в архивохранилище Заказчика

- предоставляет возможность заказа/выдачи документов из архивохранилища по запросам клиентов Заказчика.

- предоставляет возможность автоматического подбора документов/чертежей, относящихся к единому заказанному объекту (за счет интеграции со справочниками с внутренней системой Заказчика)

Результат

Система, внедренная на территории Заказчика, функционирует более 4 лет. За время эксплуатации системы не было ни одного сбоя, который бы остановил работу служб Заказчика.

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00