в электронный вид
- Главная
- »Сканирование документов
- »Перевод документов в электронный вид
Перевод документов в электронный вид с «Делис Архив» - гарантия качества на выгодных условиях:
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Экономить с нами легко
Узнайте за 2 минуты, как правильно и эффективно сканировать архивы:
Как правильно и эффективно сканировать архивы документов и не остаться ободранным до нитки.
2:02
Этот ролик посмотрели 14 756 раз!
Перевод бумажных документов в электронный вид
Бумажные архивы начинают себя изживать как способ фиксации договоренностей, требований, фактов и рекомендаций. Они создают массу сложностей при хранении, требуют временных затрат для приведения в порядок и значительно замедляют любую деятельность. Современный подход к ведению документации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их оформление, корректировку и дальнейшее использование.
- Какие документы переводят в электронный вид
- Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:
- Как производится трансформация в электронную версию
- Преимущества электронной документации
Оглавление
Какие документы переводят в электронный вид
Преобразование в цифровой вариант допустимо для любых документов на бумажном носителе. Современное сканирующее оборудование позволяет провести оцифровку материалов любого качества и размера, от кассового чека до широкоформатного рекламного плаката. Документы могут быть как в расшитом, так и скрепленном виде.
Наиболее востребованный перевод бумажных документов в электронный вид является в отношении бумаг следующих типов:
Перевод кадровых документов в электронный вид, а также иных видов бумажных носителей может осуществляться с применением разных методов и технических средств. Выбор варианта перевода кадровых документов в электронный вид зависит от целей проводимой операции, требований к результатам и перспектив дальнейшего использования.
Как производится перевод документов в электронный вид
Существует несколько технологий создания электронных аналогов архивных документов. Подбор подхода осуществляется в зависимости от приоритетных требований к результату. Так, например, если стоит задача создать копии с печатями и подписями, достаточно иметь под рукой обычный сканер и сотрудника, умеющего с ним обращаться.
Но если перед компанией стоят более глобальные цели, например, систематизация архива и текущих документов, обычным сканером здесь не обойтись. Крупным предприятиям с большим документооборотом требуется создание систем автоматизации, в том числе ECM (управление корпоративным контентом). И абсолютно всем организациям, чья деятельность предполагает ведение налогового и бухгалтерского учета, необходимо иметь возможность быстрого доступа и использования данных из удаленных во времени источников.
Для этого требуется многоэтапный подход:
- сканирование, оцифровка, обработка полученных образов (улучшение качества);
- распознавание текста или меток, знаков, рукописных и рукопечатных символов (при вводе форм);
- восстановление формата документов;
- индексирование (классификация информации по ключевым словам и индексным полям).
На последнем этапе переведенные в электронный вид и отсортированные по категориям документы вводятся в общую систему документооборота или электронный архив с настроенными параметрами поиска, доступа и хранения. Это значительно ускоряет и упрощает работу с любыми данными, оптимизирует процесс использования документов и снижает вероятность ошибок.
Преимущества электронной документации
Архивная компания «Делис Архив» предоставляет услуги по преобразованию в электронный вид документации всех типов, форматов и объемов. Мы сотрудничаем как с крупными организациями, так и с молодыми предприятиями. Огромный опыт, штат ответственных специалистов и развитая техническая база позволяют нам оперативно выполнять заказы любой сложности.
В результате полного переведения бумажного массива в цифровую версию организации получат следующие преимущества:
- максимальный порядок в документации;
- простота поиска и быстрый доступ из любой точки мира;
- возможность использования шаблонов и корректировки, в том числе удаленно;
- сохранение конфиденциальности и гарантия сохранности независимо от обстоятельств;
- возможность установления ограниченного доступа или его открытие только для определенных лиц;
- наличие единой базы.
Все это способствует оптимизации любых процессов, связанных с делопроизводством. Единая система управления позволяет ощутимо сократить временные затраты, снизить материальные расходы и сократить привлечение дополнительных трудовых ресурсов. Не говоря уже о том, что освобождение офиса от устаревших пыльных папок способствует созданию благоприятного климата, комфортных условий и рабочего настроения у коллектива.
