1. Главная
2. »Сканирование документов
3. »Перевод документов в электронный вид

Перевод документов в электронный вид

Бумажные архивы давно уже изжили себя как способ фиксации договоренностей, требований, фактов и рекомендаций. Они создают массу сложностей при хранении, требуют временных затрат для приведения в порядок и значительно замедляют любую деятельность. Современный подход к ведению документации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их оформление, корректировку и дальнейшее использование.

Какие документы переводят в электронный вид

Преобразование в цифровой вариант допустимо для любых документов на бумажном носителе.

Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:

Перевод документов в электронный вид может осуществляться с применением разных методов и различных технических средств. Выбор варианта зависит от целей проводимой операции и перспектив дальнейшего использования.

Как производится трансформация в электронную версию

Существует несколько технологий создания электронных аналогов архивных документов. Подбор подхода осуществляется в зависимости от приоритетных требований к результату. Так, например, если стоит задача создать копии с печатями и подписями, достаточно иметь под рукой обычный сканер и сотрудника, умеющего с ним обращаться.

Но если перед компанией стоят более глобальные цели, например систематизация архива и текущих документов, обычным сканером здесь не обойтись. Крупным предприятиям с большим документооборотом требуется создание систем автоматизации, в том числе ECM (управление корпоративным контентом). И абсолютно всем организациям, чья деятельность предполагает ведение налогового и бухгалтерского учета, необходимо иметь возможность быстрого доступа и использования данных из удаленных во времени источников.

Для этого требуется многоэтапный подход:

• сканирование и оцифровка (улучшение качества);
• распознавание текста или меток, знаков, рукописных и рукопечатных символов (при вводе форм);
• восстановление формата документов;
• индексирование (классификация информации по ключевым словам и индексным полям).

На последнем этапе переведенные в электронный вид и отсортированные по категориям документы вводятся в общую систему документооборота с установленными настройками поиска, доступа и хранения. Это значительно ускоряет и упрощает работу с любыми данными, оптимизирует процесс делопроизводства и снижает вероятность ошибок.

Преимущества электронной документации

Делис Архив в Москве предоставляет услуги по преобразованию в электронный вид документации всех типов и объемов. Мы сотрудничаем как с крупными компаниями и организациями, так и с молодыми предприятиями. Огромный опыт, штат высококвалифицированных специалистов и развитая техническая база позволяют нам оперативно выполнять заказы любой сложности.

В результате полного переведения архивных бумаг в цифровую версию организации получат следующие преимущества:

• максимальный порядок в документации;
• простота поиска и быстрый доступ из любой точки мира;
• возможность использования шаблонов и корректировки, в том числе удаленно;
• сохранение конфиденциальности и гарантия сохранности, независимо от обстоятельств;
• возможность установления ограниченного доступа или его открытие только для определенных лиц;
• наличие единой базы.

Все это способствует оптимизации любых процессов, связанных с делопроизводством. Единая система управления позволяет ощутимо сократить временные затраты, снизить материальные расходы и сократить привлечение дополнительных трудовых ресурсов. Не говоря уже о том, что освобождение офиса от устаревших пыльных папок способствует созданию благоприятного климата, комфортных условий и рабочего настроения у коллектива.