Перевод документов в электронный вид

Бумажные архивы давно уже изжили себя как способ фиксации договоренностей, требований, фактов и рекомендаций. Они создают массу сложностей при хранении, требуют временных затрат для приведения в порядок и значительно замедляют любую деятельность. Современный подход к ведению документации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их оформление, корректировку и дальнейшее использование.

Оглавление

1. Какие документы переводят в электронный вид
2. Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:
3. Как производится трансформация в электронную версию
4. Преимущества электронной документации

Какие документы переводят в электронный вид

Преобразование в цифровой вариант допустимо для любых документов на бумажном носителе.

Существует несколько технологий создания электронных аналогов архивных документов. Подбор подхода осуществляется в зависимости от приоритетных требований к результату. Так, например, если стоит задача создать копии с печатями и подписями, достаточно иметь под рукой обычный сканер и сотрудника, умеющего с ним обращаться.

Но если перед компанией стоят более глобальные цели, например систематизация архива и текущих документов, обычным сканером здесь не обойтись. Крупным предприятиям с большим документооборотом требуется создание систем автоматизации, в том числе ECM (управление корпоративным контентом). И абсолютно всем организациям, чья деятельность предполагает ведение налогового и бухгалтерского учета, необходимо иметь возможность быстрого доступа и использования данных из удаленных во времени источников.

Для этого требуется многоэтапный подход:

На последнем этапе переведенные в электронный вид и отсортированные по категориям документы вводятся в общую систему документооборота с установленными настройками поиска, доступа и хранения. Это значительно ускоряет и упрощает работу с любыми данными, оптимизирует процесс делопроизводства и снижает вероятность ошибок.