1. Главная
2. »Хранение документов
3. »Хранение кадровых документов

Узнайте за 2 минуты, как сэкономить на работе с документами в 2 раза:

Архивное хранение документов и дел в Москве и Санкт-Петербурге. Услуги хранения документов.

1:59

Этот ролик посмотрели 54 300 раз!

Архивное хранение кадровых документов

Для всех предприятий ведение кадровой документации является обязательным, за исключением, согласно статье 309 Трудового кодекса РФ, ряда локальных нормативных актов для микропредприятий. Генерируемая масса документов является результатом процесса взаимоотношений между работником и работодателем, а также организациями и государственными органами. Поэтому по истечении срока действия большинство материалов необходимо передать на архивное хранение кадровых документов в соответствии с четко оговоренным законодательством регламентом.

Оглавление

1. Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив
2. Как правильно хранить кадровые документы?
3. Как долго хранить кадровые документы?
4. Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив

Перечень кадровых документов, которые подлежат хранению, оговаривается законами (в частности, Закон об архивном деле от 22 октября 2004 г.), а также рекомендациями Росархива по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу (от 23 декабря 2014 г.).

В частности, материалы для учета работников организации (копии предоставленных документов, их оригиналы, личные дела и т. п.), а также документация, регламентирующая трудовые отношения между работником и организацией (приказы, нормативные акты, трудовые соглашения и т. п.).

Стоит также учесть, что часть документации может иметь факультативный характер, то есть разрабатывается и используется работодателем по своему усмотрению. Чаще всего такие документы не подлежат передаче в архивы. Хранение кадровых документов такого формата законом не предусмотрено. А потому они уничтожаются после завершения установленного срока.

Как правильно хранить кадровые документы?

Документация по кадрам чаще всего содержит персональную информацию о работниках и подлежит сохранению на длительный срок (до 75 лет), что требует тщательного подхода к обеспечению соответствующих условий.

Все материалы должны быть подшиты в дела согласно требованиям Росархива об организации архивного хранения документов кадровой службы и сохраняться в специальных помещениях при обеспечении температуры, оптимальной для сохранения бумажных материалов в течение длительного времени. Архивное помещение должно быть защищенным, пожаробезопасным и иметь достаточное количество мест. На малых предприятиях, не имеющих такого помещения, в качестве места хранения используется сейф или запирающиеся шкафы.

Для этого руководителям предприятий необходимо разработать положения о создании архива материалов по кадрам и обеспечении их сохранности, а также назначить ответственных должностных лиц. В основном это работники отдела кадров. Если на предприятии такой должности не предусмотрено, то ответственность возлагается на его руководство.

Заметим, что несоблюдение требуемых условий является административным нарушением и карается денежным штрафом, оговоренным статьей 13.20 Кодекса об административных нарушениях.

Также предприятия в случае их ликвидации или реорганизации должны передать документацию в госархив.

Также предприятия могут передать документацию в госархив.

Как долго хранить кадровые документы?

Срок хранения четко определен нормами закона РФ. Так, часть 1 статьи 22 закона № 125 от 22 октября 2004 г. определяет максимальный срок – 50 лет (документации, выпускаемой с начала 2003 г.) и 75 лет (документации, созданной до конца 2002 г.).

В качестве примера ниже приводим краткий список документов, полный перечень которых указан в приказе Росархива (N 236 от 20.12.2019 г.), и требуемые сроки, в рамках которых необходимо обеспечивать их сохранность.

Период хранения 50/75 лет (зависит от даты создания):

• приказы о приеме, назначении на другие должности, увольнении и т. п.;
• личные карточки сотрудников, штатное расписание предприятия, трудовые договора;
• табели учета времени работы для работников с вредными условиями труда;
• должностные инструкции;
• книги учета приказов по кадрам.

Меньше 50 лет:

• аттестация по условиям труда рабочих мест (45 лет);
• приказы об отпусках, направлении в командировки, назначении взысканий, о переводе сотрудника на работу в режиме сокращенного рабочего дня (5 лет);
• документация об образовании за счет организации (4 года);
• графики отпусков и правила внутреннего трудового распорядка (1 год).

Для микропредприятия и крупной корпорации применяется один и тот же подход к подготовке и передаче дел в архивы, а также к организации архивного хранения документов кадровой службы. Разница лишь в том, что для ИП действует ряд послаблений, предусмотренных законом № 348 от 3 июля 2016 г. В частности, освобождение от разработки ряда внутренних нормативных актов, которые впоследствии не требуется передавать в архив.

Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Подготовка документации для передачи в архив, а также содержание полностью оснащенного помещения под архив для большинства предприятий выливается в весьма ощутимые затраты. Юрлица несут расходы на содержание штатных единиц в отделе кадров, повышение квалификации кадровых работников, аренду и обслуживание специальных помещений, и их оснащение. В целях сокращения затрат и повышения эффективности процессов рекомендуем вам переложить самые рутинные задачи на специалистов «Делис Архив». Мы имеем обширный опыт по упорядочению, хранению и обслуживанию документов по личному составу, а так же по их передаче на государственное хранение в различные архивы.

Полезные материалы