1. Главная
2. »Хранение документов
3. »Хранение кадровых документов

Архивное хранение кадровых документов

Для всех предприятий ведение кадровой документации является обязательным, за исключением, согласно статье 309 Трудового кодекса РФ, ряда локальных нормативных актов для микропредприятий. Генерируемая масса документов является результатом процесса взаимоотношений между работником и работодателем, а также организациями и государственными органами. Поэтому по истечении срока действия большинство материалов необходимо передать на архивное хранение кадровых документов в соответствии с четко оговоренным законодательством регламентом.

Содержание

• Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив
• Как правильно хранить кадровые документы?
• Как долго хранить кадровые документы?
• Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Кадровые документы, подлежащие хранению и передаче в архив

Перечень кадровых документов, которые подлежат хранению, оговаривается законами (в частности, Закон об архивном деле от 22 октября 2004 г.), а также рекомендациями Росархива по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу (от 23 декабря 2014 г.).

В частности, материалы для учета работников организации (копии предоставленных документов, их оригиналы, личные дела и т. п.), а также документация, регламентирующая трудовые отношения между работником и организацией (приказы, нормативные акты, трудовые соглашения и т. п.).

Стоит также учесть, что часть документации может иметь факультативный характер, то есть разрабатывается и используется работодателем по своему усмотрению. Чаще всего такие документы не подлежат передаче в архивы. Хранение кадровых документов такого формата законом не предусмотрено. А потому они уничтожаются после завершения срока действия.

Как правильно хранить кадровые документы?

Документация по кадрам чаще всего содержит персональную информацию о работниках и подлежит сохранению на длительный срок (до 75 лет), что требует тщательного подхода к обеспечению соответствующих условий.

Все материалы должны быть подшиты в дела согласно требованиям Росархива об организации архивов и сохраняться в специальных помещениях при обеспечении температуры, оптимальной для сохранения бумажных материалов в течение длительного времени. Архивное помещение должно быть защищенным, пожаробезопасным и иметь достаточное количество мест. На малых предприятий, не имеющих такого помещения, в качестве места хранения используется сейф.

Для этого руководителям предприятий необходимо разработать положения о создании архива материалов по кадрам и обеспечении сохранности. А также назначить ответственных должностных лиц. В основном это работники отдела кадров. Если на предприятии такой должности не предусмотрено, то ответственность возлагается на его руководство.

Заметим, что несоблюдение требуемых условий является административным нарушением и карается денежным штрафом, оговоренным статьей 13.20 Кодекса об административных нарушениях.

Также предприятия могут передать документацию в госархив.

Как долго хранить кадровые документы?

Время четко оговорено законами РФ. Так, часть 1 статьи 22 закона № 125 от 22 октября 2004 г. определяет максимальным сроком – 50 лет (документации, выпускаемой с начала 2003 г.) и 75 лет (документации, созданной до конца 2002 г.). Однако это касается только той документации, по которой не установлены индивидуальные сроки.

В качестве примера ниже приводим краткий список документов, полный перечень которых указан в приказе № 558 Министерства культуры, и требуемые сроки их пребывания в архивах.

Время хранения – 50/75 лет (зависит от даты создания):

• приказы о приеме, назначении на другие должности, увольнении и т. п.;
• личные карточки сотрудников, штатное расписание предприятия, трудовые договора;
• табели учета времени работы;
• должностные инструкции;
• книги учета приказов по кадрам.

Меньше 50 лет:

• аттестация по условиям труда рабочих мест (45 лет);
• приказы об отпусках, направлении в командировки, назначении взысканий, о переводе сотрудника на работу в режиме сокращенного рабочего дня (5 лет);
• документация об образовании за счет организации (4 года);
• графики отпусков и правила внутреннего трудового распорядка (1 год).

Для микропредприятий (ИП) принцип подготовки материалов и передачи дел в архивы, хранение кадровых документов, Москва это или Новосибирск – не важно, такой же, как и для крупных предприятий. Разница лишь в том, что для ИП действует ряд послаблений, предусмотренных законом № 348 от 3 июля 2016 г. В частности, освобождение от разработки ряда внутренних нормативных актов, которые впоследствии не требуется передавать в архив.

Аутсорсинг. Архивное хранение кадровых документов

Цена вопроса подготовки документации для передачи в архив и обеспечение требуемых условий сохранения материалов для всех предприятий бывает довольно существенной. Организация несет расходы на содержание штатных единиц в отделе кадров, повышение квалификации кадровых работников и организацию помещения для сохранения материалов. Часто это выливается в довольно круглую сумму. Поэтому как вариант лучше передать часть работ профессионалам, специализирующимся в данной области и имеющим обширным опыт с подготовкой, передачей материалов отдела кадров архивным работникам.

Полезные материалы