Этапы создания электронного архива документов и принципы его ведения

Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива документов очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы.

Формирование электронного архива документов в организации

Организация электронного архива документов предоставит много возможностей для вашей компании: постоянный доступ к документам, освобождение большого количества места, защита информации и др. Применение современных подходов при работе с документами поможет оптимизировать документооборот, что положительно скажется на работе всей компании. Для того чтобы работа по созданию электронного архива документов на предприятии проходила быстро и на высоком уровне, необходимо довериться специалисту по формированию электронного архива документов и следовать следующим этапам:

• Подготовка прототипа системы. У любого клиента еще до внедрения и подписания договора имеется возможность ознакомиться с прототипом необходимой ему системы «Электронный архив».
• Разработка технического задания. По результатам изучения ваших потребностей подготавливается подробное техническое задание, и дальнейшая настройка системы осуществляется строго в соответствии с ним.
• Подготовка документов к сканированию. Этот этап включает в себя систематизацию документов, их идентификацию, сортировку по различным критериям, принятым в компании, изъятие файлов, скрепок, скоб.
• Сканирование и индексация документов. После того как документы были подготовлены к процессу перевода в электронный вид, их следует отсканировать. Для этого необходимо выбрать тип сканирующего оборудования, который подойдет для документов. Теперь нужно определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы. Затем следует верификация электронных документов, которая заключается в визуальном осмотре информации. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.
• Настройка системы в соответствии с разработанным техническим заданием и загрузка в нее образов и индексных параметров документов.
• Обучение сотрудников работе с системой.
• Наладка процесса последующего наполнения архива поступающими материалами.

Конечно, создать электронный архив документов самостоятельно возможно, но при этом неизбежна потеря времени, а также из-за отсутствия практического опыта у сотрудников организаций существует риск допустить ошибки на каком-нибудь важном этапе, что может сказаться на качестве полученного результата.

В связи с этим многие предприятия обращаются к организациям, которые специализируются на реализации проектов по созданию электронных каталогов и их наполнению. Услуги по переводу бумажных оригиналов в электронный вид не бесплатны, но польза, которую в дальнейшем будет приносить внедрение электронного архива, стоит того!

Ведение электронных архивов

После того как весь объем документации отсканирован и загружен в информационную систему, компания может начинать пользоваться оцифрованной информацией: печатать документы, передавать сотрудникам и другим лицам, редактировать информацию и др.

По мере поступления новых документов в архив компании их также следует провести через этап подготовки и сканирования, затем загрузить в архив.

Многие задаются вопросом, как организовать электронный архив с документами, имеющими юридическую силу? Благодаря принятым в РФ законам электронная документация при правильном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель с подписями и печатью. Теперь для владельцев электронного архива стало возможным производить обмен документами между государственными органами и контрагентами.

Применяя юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) при формировании электронного архива документов, можно:

• гарантировать юридическую силу электронного документа;
• выполнять полноценные и безопасные взаимоотношения с другими организациями;
• легко и быстро вести дела с налоговыми службами;
• обеспечить договорную документацию юридической силой;
• рационально использовать электронную подпись;
• отказаться от бумажного хранения и ручного ввода.