8 800 707 87 00
Работаем по всей России
08

Электронный архив

Сокращение затрат на хранение и обслуживание оригиналов бумажных документов
  1. Главная
  2. »Электронный архив

Электронный архив поможет оптимизировать работу компании любого масштаба

95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронной копии). Наличие системы электронный архив позволит вам:

Оптимизировать время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.)
Обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав
Обеспечить своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж
Более чем на 90 % сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов
Предотвратить риск утраты документов
Организовать обмен данными между различными информационными системами клиента
Сократить затраты на хранение и обслуживание документов
1 / 3
2 / 3
3 / 3

Особенности создания электронного архива с «Делис Архив»

Реализуется как на базе программного обеспечения «Делис Архив», так и с использованием разработок ведущих ИТ-компаний
Доступно облачное решение «Делис Архив» по хранению и использованию электронных копий документов клиентов
Обучим ваших сотрудников методикам сканирования документов и предоставим всю необходимую инфраструктуру во временное пользование на проект

Комплекс работ по созданию электронного архива

Подготовительные работы

Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив

Сканирование

Перевод бумажного документа в электронный вид

Текстовое распознавание

Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа

Индексация

Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам

Формирование электронных книг

Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)

Настройка системы и экспорт данных

Установка и настройка системы электронный архив с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц

Передача системы и обучение пользователей

Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей

Этапы создания электронного архива и принципы его ведения

Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы. Для того чтобы ответить на них, необходимо вспомнить, что такое электронный архив.

Электронная архивация документов – это система хранения информации в электронном виде.

Как создать электронный архив документов организации?

Организация электронного архива даст много возможностей для вашей компании: постоянный доступ к документам, освобождение большого количества места, защита информации и др. Применение современных технологий в архивации поможет оптимизировать документооборот, что положительно скажется на работе всей компании. Для того чтобы работа по созданию электронного архива на предприятии проходила быстро и на высоком уровне, необходимо следовать следующим этапам:

  • Подготовка документов к сканированию. Этот этап включает в себя систематизирование документов, их идентификацию, сортировку по различным критериям, принятым в компании. Затем следует убрать с листов скрепки, скобы.
  • Сканирование документов. После того как документы были подготовлены к процессу перевода в электронный вид, их следует отсканировать. Для это необходимо выбрать тип сканирующего оборудования, который подойдет для документов. Теперь нужно определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы. Затем следует верификация электронных документов, которая заключается в визуальном осмотре информации. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.
  • Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами в организации.
  • Разработка регламента использования системы и обучение сотрудников.
  • Наладка процесса пополнения архива.

Конечно, создать электронный архив документов самостоятельно можно, но при этом неизбежна потеря времени, которое забирает организация электронного архива. К тому же есть вероятность допустить ошибки на каком-нибудь этапе, что приведет к некачественной оцифровке документов.

В связи с этим многие предприятия обращаются к организациям, которые специализируются на электронном хранении. Услуги по переводу бумажных экземпляров в электронный формат не бесплатны, но польза, которую в дальнейшем будет приносить внедрение электронного архива, стоит того!

Ведение электронных архивов

После того как весь объем документации отсканирован и переведен в электронный вид, компания может начинать пользоваться оцифрованной информацией: печатать документы, передавать сотрудникам и другим лицам, редактировать информацию и др.

По мере поступления новых документов в архив компании их также следует провести через этап сканирования и подготовки к нему, затем загрузить в архив.

Многие задаются вопросом, как организовать электронный архив с документами, имеющими юридическую силу? Благодаря принятым в РФ законам электронная документация при правильном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель с подписями и печатью. Теперь для владельцев электронного архива стало возможным производить обмен документами между государственными органами и контрагентами.

Применяя юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), можно:

  • гарантировать юридическую силу электронного документа;
  • выполнять полноценные и безопасные взаимоотношения с другими организациями;
  • легко и быстро вести дела с налоговыми службами;
  • обеспечить договорную документацию юридической силой;
  • рационально использовать электронную подпись;
  • отказаться от бумажного хранения и ручного ввода.
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

1 / 3
Конфиденциальность и безопасность
  • Сохранность важной документации
  • Современные системы безопасности и контроля доступа
  • Своевременное уничтожение документов
безопасность хранения документов
2 / 3
Современные центры хранения
  • Современные архивохранилища класса «А»
  • Обеспечение внутреннего климатического режима
  • Современная система учета документов
Современные центры хранения документов
3 / 3
Сокращение затрат
  • Повышение эффективности персонала клиентов
  • Оптимизация расходов на хранение и обслуживание документов
  • Уменьшение общего объема подлежащих хранению документов
Сокращение затрат хранения документов
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO

Полезные материалы

Полезные материалы

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

  Связаться Whats App