Комплекс работ по созданию электронного архива
Подготовительные работы
Оценка типов и объёмов документов, подлежащих сканированию, а также требований к функционалу системы электронный архив
Сканирование
Перевод бумажного документа в электронный вид
Текстовое распознавание
Перевод графических образов в редактируемый (машинописный) вид для быстрого поиска слова или значения в тексте сканированного документа
Индексация
Обработка документов по заданному составу полей, осуществляя поиск документов по различным параметрам
Формирование электронных книг
Создание удобных и привычных для использования документов офисного типа (PDF, DOC)
Настройка системы и экспорт данных
Установка и настройка системы электронный архив с загрузкой в нее графических образов документов и индексных таблиц
Передача системы и обучение пользователей
Передача клиенту системы в соответствии с определенными параметрами и обучение пользователей
Этапы создания электронного архива и принципы его ведения
Электронным архивом пользуется все больше компаний, остальные же либо не знают обо всех его достоинствах, либо не понимают, как им пользоваться. Преимущества электронного архива очевидны, а вот с его созданием и ведением могут возникнуть вопросы. Для того чтобы ответить на них, необходимо вспомнить, что такое электронный архив.
Электронная архивация документов – это система хранения информации в электронном виде.
Как создать электронный архив документов организации?
Организация электронного архива даст много возможностей для вашей компании: постоянный доступ к документам, освобождение большого количества места, защита информации и др. Применение современных технологий в архивации поможет оптимизировать документооборот, что положительно скажется на работе всей компании. Для того чтобы работа по созданию электронного архива на предприятии проходила быстро и на высоком уровне, необходимо следовать следующим этапам:
-
Подготовка документов к сканированию. Этот этап включает в себя систематизирование документов, их идентификацию, сортировку по различным критериям, принятым в компании. Затем следует убрать с листов скрепки, скобы.
-
Сканирование документов. После того как документы были подготовлены к процессу перевода в электронный вид, их следует отсканировать. Для это необходимо выбрать тип сканирующего оборудования, который подойдет для документов. Теперь нужно определиться с форматом, в который будут переведены бумажные документы. Затем следует верификация электронных документов, которая заключается в визуальном осмотре информации. Как только все документы оцифрованы, им необходимо задать атрибуты, благодаря которым будет осуществляться их поиск.
-
Настройка системы
в соответствии с бизнес-процессами в организации.
-
Разработка регламента использования системы и обучение сотрудников.
-
Наладка процесса пополнения архива.
Конечно, создать электронный архив документов самостоятельно можно, но при этом неизбежна потеря времени, которое забирает организация электронного архива. К тому же есть вероятность допустить ошибки на каком-нибудь этапе, что приведет к некачественной оцифровке документов.
В связи с этим многие предприятия обращаются к организациям, которые специализируются на электронном хранении. Услуги по переводу бумажных экземпляров в электронный формат не бесплатны, но польза, которую в дальнейшем будет приносить внедрение электронного архива, стоит того!
Ведение электронных архивов
После того как весь объем документации отсканирован и переведен в электронный вид, компания может начинать пользоваться оцифрованной информацией: печатать документы, передавать сотрудникам и другим лицам, редактировать информацию и др.
По мере поступления новых документов в архив компании их также следует провести через этап сканирования и подготовки к нему, затем загрузить в архив.
Многие задаются вопросом, как организовать электронный архив с документами, имеющими юридическую силу? Благодаря принятым в РФ законам электронная документация при правильном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель с подписями и печатью. Теперь для владельцев электронного архива стало возможным производить обмен документами между государственными органами и контрагентами.
Применяя юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО), можно:
-
гарантировать юридическую силу электронного документа;
-
выполнять полноценные и безопасные взаимоотношения с другими организациями;
-
легко и быстро вести дела с налоговыми службами;
-
обеспечить договорную документацию юридической силой;
-
рационально использовать электронную подпись;
-
отказаться от бумажного хранения и ручного ввода.
