8 800 707 87 00
Работаем по всей России
03
Депозитарное
хранение документов
Удобные сервисы по доступным ценам
  1. Главная
  2. »Хранение документов
  3. »Депозитарное хранение документов

Хранение документов в «Делис Архив» - качественный сервис на выгодных условиях:

большое количество удобных сервисов, скидки за объем;
подготовка документов к хранению (составление описи, акта приема- передачи, упаковка в короба) на вашей территории или в хранилищах «Делис Архив»;
хранение любых объемов и видов документов в архиве класса А;
оперативная подборка и доставка документов по запросам;
отбор и уничтожение документов, не подлежащих хранению, с предоставлением акта;
перевод документов в электронный вид, предоставление системы «Электронный архив».
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение

Депозитарное хранение документов

Большинство Депозитарное хранение документов компаний с интенсивным документооборотом сталкивается с вопросом организации хранения документации и необходимостью создания архива. Однако не все из них способны выделить для этого и, соответственно, оборудовать помещение, а также обеспечить штатными сотрудниками для ведения архива и работ по сохранности находящихся в нем материалов. Поэтому в качестве альтернативы используется депозитарная форма.

Согласно закону № 125 от 1 октября 2004 г., депозитарное хранение документов – это обеспечение внеофисного хранения документации в архивах специализирующихся на этом компаний, в государственных архивах, а также в библиотеках и музеях на основе заключенного договора между организацией и исполнителем с сохранением всех прав собственника на хранимый документ и возможностью распоряжаться им на свое усмотрение.

Особенности

Организация-собственник, заключив с компанией-исполнителем договор, передает последней предварительно отсортированные и подшитые в дела документы (отбор, сортировку и подшивку при необходимости также можно возложить на исполнителя) в бумажном и цифровом варианте. Исполнитель, в свою очередь, обязуется хранить материалы в соответствии со всеми требованиями законодательства и рекомендациями Минкульта по срокам хранения.

Все переданные материалы маркируются штрихкодом, размещаются в архивные короба, ячейки или выделенные хранилища.

Опись документов, наименование организации, сроки хранения, даты поступления, место расположения в архиве заносятся в специализированный программный комплекс. При этом короба обезличены для максимальной безопасности от несанкционированного доступа.

Заказчик вправе запросить любой из архивных документов. Для этого необходимо оформить заявку с печатью организации на имя исполнителя, где требуется также уточнить, на какой срок берется документация.

Доступ к материалам может предоставляться только тем должностным лицам, кандидатуры которых согласованы между заказчиком и исполнителем. Архивная документация может быть предоставлена как в оригинале, так и в виде скан-копии, если оригинал не требуется.

Все заявки фиксируются как в бумажном, так и в электронном варианте.

Требуемые технические условия

В архивных хранилищах должны поддерживаться температурный режим и влажность, при которых бумажные материалы могут сохраняться долгий срок без разрушения. Необходима изоляция от ультрафиолетовых лучей, что также негативно влияет на целостность бумажных носителей.

Периодически требуется проведение профилактических мероприятий для предотвращения появления грибка и плесени.

Помещение должно соответствовать всем нормам пожарной безопасности.

В архиве должны быть установлены сигнализация и посты охраны. Уборка помещений может производиться только под наблюдением работников охраны или ответственных должностных лиц.

Преимущества

Депозитарное Депозитарное хранение документов хранение документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. Специализированные компании обеспечат полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами действующего законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов. Стоимость внеофисного хранения не будет превышать расходов на самостоятельную организацию архива и его содержание, а также затрат на заработную плату архивных работников. Это приведет к высвобождению средств, которые пойдут на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода. Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.). Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве. Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день на оговоренную ранее электронную почту. Чаще всего подобного порядка и оперативности невозможно достичь при нахождении и циркуляции документации между отделами и «самодельным» архивом предприятия. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете. Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.

Почему мы?

Наша компания является одной из самых крупных и опытных на территории Москвы и России. Миллионы единиц хранимой документации, лучшие архивные помещения, соответствующие всем нормам, профессиональные работники и тысячи довольных клиентов стали важным положительным фактором выбора нашей компании как исполнителя. Качество работы наших специалистов, стоимость услуг и условия хранения документов вас приятно удивят!

Полезные материалы

Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

  Связаться Whats App