Архивирование бухгалтерских документов

Систематическое проведение комплекса работ по упорядочению бухгалтерских документов позволит внедрить преемственный принцип хранения архивных и текущих материалов, а также сократить время на работу с ними. Это очень важно, особенно при исполнении запросов на предоставление бумажных носителей информации в рамках налоговых проверок, а также при взаимодействии с внешними и внутренними аудиторами. Также преимуществом архивной обработки является отбор для последующего хранения важных документов и уничтожения потерявших актуальность документов. Это позволяет уменьшить текущие затраты на аренду офисных или складских площадей в Москве и других крупных городах.

Сроки хранения документов

В основном срок хранения бухгалтерских данных составляет не более пяти лет и начинает исчисляться со следующего после даты окончания года. Например: срок хранения оконченных в 2000 г. материалов исчисляется с 1 января 2001 г. Срок хранения устанавливается Перечнем Росархива и не имеет ничего общего с понятием «Срок исковой давности». Если бумаги являются материалами, необходимыми при рассмотрении в суде, или подтверждают наличие убытков юридического лица за прошлые периоды, исчислять дату хранения возможно после вынесения окончательного решения по делу или списания убытков. Стоит отметить, что имеются отдельные группы бумаг, сохранность которых необходимо обеспечивать в течение 10 и более лет. Годовая отчетность, статистические данные, аудиторские заключения – 10 лет. Документы по заработной плате, трудовые договоры и акты к ним, табели учета рабочего времени по вредности – 50 лет. Более детальную информацию по срокам хранения конкретных типов материалов вы можете найти здесь.

• Провести комплексную обработку материалов по личному составу, имеющих особое значение для работников. Необходимо отобрать документы, содержащие личную информации, провести сверку наличия и восстановить их в случае утраты. Далее провести формирование в дела из расчета не более 250 листов, пронумеровать каждую страницу, подготовить опись, переплести и оформить обложку и корешок дела. В таком виде документы будут соответствовать требованиям архивных норм.
• Осуществить отбор и уничтожение потерявших актуальность дел. Данный вид работ позволит сократить затраты на размещение накопленных за долгие годы функционирования организации папок, сроки хранения которых подошли к концу. По факту отбора составляется акт, а сами бумажные носители в целях конфиденциальности должны быть уничтожены на специальном оборудовании, без возможности их дальнейшего восстановления.
• Сделать переплет дел. Переплет дел позволит высвободить папки для дальнейшего использования, уменьшить объем занимаемых полок, так как сшитые дела на 30% занимают меньше места, а также исключить риск утраты их содержимого. На переплетенные дела рекомендуется составить опись, а корешки папок за разные годы оформить своим цветом.
• Перевести всю информацию бухгалтерии с бумаги в электронный вид. Наличие электронного архива повысит эффективность работы с информацией и сократит время на ее поиск и предоставление по запросу. Также наличие электронного архива стоит рассматривать как создание страхового фонда.
• Создать современный архив для хранения документов бухгалтерии. Выделенное помещение должно соответствовать строгим требованиям безопасности. Доступ должен быть предоставлен только ограниченному кругу лиц. Организовать правильную работу с переданными в архив томами позволят системно разработанная топография и привязка каждой единицы хранения к конкретной полке. Если не имеется возможности выделить и оснастить собственное помещение, рекомендуем воспользоваться услугами хранения документов в хранилище класса «А» «Делис Архив».